Son comunes las dudas sobre las agencias y activos digitales. ¿Qué pasa con los diversos activos una vez que terminamos la relación comercial con nuestra agencia? ¿De quien es la propiedad de cada activo digital? Aquí vamos a atacar el problema desde la causa del mismo: El acceso inicial.

Debemos tomar en cuenta que la responsabilidad en este punto es exclusiva del cliente. Es su deber salvaguardar sus diversos activos digitales para evitar perder lo más preciado en una estrategia digital: La data. Empecemos a revisar la forma en que debemos brindar acceso a nuestras agencias a las diversas cuentas de propiedad de la marca.

Herramientas de Analítica

Google Search Console

Normalmente algunas empresas no tienen creada su cuenta en la consola de búsquedas de Google. En este punto las agencias se ofrecen a crearla por ellas, pero al hacerlo de esta forma estas quedan como propietarias de la cuenta. Lo ideal es crearla desde el correo del negocio y desde ahí brindar acceso a quienes lo necesiten.

Existe 2 tipos de acceso para los usuarios: Completo y restringido. El ideal para la agencia es el completo. De esta forma podrán realizar todas las configuraciones necesarias sin tener la habilidad de eliminar o agregar otros usuarios.

Acceso Google Search Console

Tipos de Acceso a Google Search Console

Google Analytics

En Google Analytics (Universal Analytics) existe la posibilidad de brindar accesos a nivel cuenta, propiedad o vista. Al igual que el punto anterior no debemos permitir a la agencia la posibilidad de eliminar usuarios. Para eso la marca debe ser propietaria de la cuenta y brindar accesos a la agencia según el nivel de configuración que esta necesita. Por ejemplo, si la agencia requiere crear filtros u objetivos para nuestras vistas en Google Analytics (Universal Analytics) vamos a tener que brindar acceso a nivel cuenta. Si esto no es necesario, el acceso puede ser a nivel de propiedad o incluso vista.

Es similar con Google Analytics 4, aunque aquí no vamos a encontrar vistas. Al brindar accesos podemos elegir el nivel para cada usuario.

Acceso a Google Analytics

Niveles de acceso a Google Analytics

Google Tag Manager

En Google Tag Manager podemos definir accesos a nivel de cuenta (incluir todos los contenedores) o a nivel de contendor dependiendo de lo que necesitemos. Recuerda que las agencias y activos digitales deben trabajarse con cuidado para evitar perder nuestra data y en este punto eso se vuelve crítico. A nivel de cuenta es posible indicar si el nuevo usuario será un administrador y esto le brinda la opción de gestionar los accesos de los demás.

Acceso a Google Tag Manager

Acceso de cuenta en Google Tag Manager

Lo ideal es brindar acceso a la agencia a nivel de cuenta como usuario solo contendedores. De esta forma les será imposible modificar la configuración del resto de usuarios dentro de la cuenta.

Google Data Studio

El concepto de accesos en Google Data Studio funciona completamente diferente. No existe acceso a la cuenta directamente sino a cada fuente de datos e informe creado. Es la misma base que encontramos en los archivos de Google Drive. ¿Qué debemos tomar en cuenta en este punto? Cuando la agencia crea un informe lo hace basado en algunas fuentes de datos. Ellos le brindan acceso de solo vista al cliente para que no pueda editarlo y eventualmente romperlo.

Una vez terminada la relación, la agencia debe brindar acceso de edición e incluso trasladar la propiedad de todos los informes y fuentes de datos involucrados. Si no se logra esto la conexión de la fuente de datos y el informe se romperá al quitarle acceso a la agencia a las fuentes de datos conectadas.

Accesos en Google Data Studio

 

Herramientas de Social Media

Página de Linkedin

Los permisos de administración de una página en Linkedin se brindan a nivel de usuario. Tenemos 3 niveles diferentes y el que nos interesa tener como empresa (cliente) es el de Superadministrador. Este es el único en contar con el privilegio de administrar usuarios. A la agencia encargada debemos brindarle acceso de administrador para que pueda publicar en nombre de la marca. Si la agencia necesita realizar cambios en la página es mejor que lo realice la misma empresa.

El tercer nivel de acceso es el de Analista y el usuario solo podrá visualizar y exportar data para poder realizar su trabajo.

Acceso a Página de Linkedin

Cuenta de Twitter

Normalmente en lo primero que pensamos es en enviarle a la agencia el correo y contraseña de la cuenta. ¡Grave error! Lo único que necesita la agencia es poder tuitear a nombre de la marca. Hace unos años Twitter compró Tweetdeck que es el mejor cliente. Nos permite de forma absolutamente gratuita no solo crear columnas para monitorear ciertas keywords sino que además administrar accesos a la cuenta sin compartir las credenciales de acceso.

Acceso a Twitter

Cuenta de Instagram

Aquí tenemos algo similar al caso anterior. No debemos compartir el nombre de usuario y contraseña sino que debemos optar por otro camino. Desde el Business Manager es posible brindar acceso a cada activo digital en Facebook y de esta forma no comprometer su propiedad. De esta manera, la agencia podrá crear publicaciones en el perfil o realizar transmisiones desde IGTV. Para modificar el perfil de la marca va a ser necesario que la empresa realice estos cambios.

Para el tema de historias y reels podemos utilizar herramientas como Iconosquare o Metricool.

Acceso a Instagram

Página de Facebook

Al igual que Instagram el acceso debe realizarse desde el Business Manager. Incluso tenemos una opción para incluir socios ingresando el ID de la agencia. Los niveles de acceso son muy similares a los que encontramos dentro de la misma página de Facebook y así poder controlar el nivel de privilegios que otorgamos a la agencia.

Acceso a Página de Facebook

Desde aquí la agencia podrá programar y publicar en el muro, historias e incluso gestionar transmisiones en vivo. Todo esto además de gestionar Messenger y todos los comentarios.

Herramientas de Publicidad

Facebook Ads

Una vez más es el Business Manager nos ayudará seleccionando el nivel de acceso a brindar a la agencia. Sin embargo, tenemos aquí un punto muy importante. No debemos dejar que la agencia cree la cuenta publicitaria del negocio. ¿Por qué? A diferencia de Google, la propiedad de una cuenta publicitaria no puede ser transferida. Si esto pasa va a ser imposible el acceso a nuestra data una vez terminada la relación con la agencia.

Cuenta Publicitaria de Facebook

Google Ads

Google siempre nos facilita las cosas. La agencia puede crear la cuenta publicitaria, pero siempre debemos exigir acceso para ver lo que la agencia está haciendo. En el contrato con la agencia debemos asegurar que la agencia nos ceda la propiedad de la misma al terminar la relación comercial. Para realizar esto primero nos deben brindar acceso de administrador y luego transferir la propiedad. De esta manera evitamos perder nuestra data y continuar el trabajo con una nueva agencia.

Acceso a Google Ads

En resumen, los accesos que otorgamos a la agencia son responsabilidad del cliente para salvaguardar nuestra propiedad. Pero existe responsabilidad compartida en la gestión de los activos digitales. A continuación te invito a revivir nuestro webinar acerca de Agencias y Activos Digitales 👇