¿Qué es Zapier? Las últimas semanas hemos recibido muchas consultas sobre el alcance de esta herramienta. En este artículo vamos a responder a esta pregunta a nuestro propio estilo para que al final logres comprender las ventajas de automatizar muchos procesos de tu negocio con ella. Ahorra muchas horas/hombre al mes y haz valer cada centavo de inversión para lograr el máximo beneficio.

 

¿Qué es un API?

Antes de empezar con Zapier es necesario definir este concepto. La Interfaz de Programación de Aplicaciones o API (Application Programming Interface) es un conjunto de procedimientos y funciones que ofrece la capacidad de comunicación entre componentes de software.

Para simplificarlo en español más puro: Un API es la forma en cómo una aplicación (web o móvil) se conecta y comunica con otras aplicaciones. Por ejemplo, tomemos los formularios de clientes potenciales de Facebook. Una vez que los usuarios llenan y envían el formulario, la data es guardada en un archivo CSV dentro de la plataforma de Facebook. Archivo que debe ser descargado y procesado manualmente. A través del API de anuncios para clientes potenciales, podemos conectar, por ejemplo, una cuenta de correo (Gmail, Outlook o cualquier otra) para recibir la orden y enviar un email de confirmación a los usuarios que completan correctamente sus datos.

 

¿Para qué Automatizar?

Automatizar tareas mecánicas y repetitivas nos puede ahorrar una cantidad importante de tiempo. Esto significa no solo una reducción de costos sino además una eficiencia operativa en este tipo de tareas, pues eliminamos el riesgo de error en comparación de manejarlo de forma manual. Siempre hay tareas diarias que son repetitivas y atender cada una de ellas toma tiempo. Por ejemplo, puede ser un nuevo lead que solicita información. ¿Cuánto tiempo te toma enviar información a cada uno de tus leads de forma manual?

Suponiendo que obtienes 500 leads por día, registrarlo en tu base de datos y además enviarle información a cada uno te toma 1 minuto, son más de 8 horas al día que pasas haciendo eso. Y si no lo haces tú, de seguro que tienes a una persona que se dedica solo a hacer eso. Así que presta mucha atención porque esa persona ahora podrá hacer algo mucho más beneficioso para tu marca.

 

¿Qué es Zapier?

Se trata de una herramienta que lo único que hace es conectar aplicaciones a través de sus API. O sea, entiende el API de la aplicación A y hace que se comunique con la aplicación B desde el API de esta última. Zapier ofrece conexión entre más de 3 000 aplicaciones. Te aseguro que aquella aplicación en la que piensas ya cuenta con integración a Zapier.

 

¿Cómo Funciona Zapier?

Primero debemos seleccionar aquella aplicación que desencadenará una serie de tareas. Zapier te permite conectar aplicaciones y lo mejor es que lo haces tú mismo. No necesitas de un programador ni experto. El trabajo operativo ya no será un problema, pues con Zapier cada vez que publiquemos un nuevo artículo en nuestro blog, automáticamente podemos hacer que se publique en todas las redes, agregar a cada nuevo contacto a tu CRM, enviar un correo cuando el usuario realice cierta acción en tu web y una larga lista de tareas adicionales.

A este conjunto de Activador + Tareas se les llama Zap. Cada Zap puede integrar diversas tareas que se activan luego de una acción puntual en cualquier aplicación. Son tantas las aplicaciones con las que puedes enlazar Zapier que puedes crear muchas combinaciones, todo depende de cómo sea tu proceso de captación o para los procesos en los que desees utilizar esta herramienta, acá te dejo un ejemplo:

Automatización para un nuevo lead:

  • Cada vez que un lead completa su formulario se le enviará la información solicitada a su correo.
  • Luego los datos serán agregados a tu base de datos en Mailchimp y además se le agregará una etiqueta de acuerdo a la información que solicitó.
  • Después los datos serán agregados a un Google Sheet donde estarán todos tus registros.
  • Además puedes agregar al nuevo lead a tu lista de contactos de Google o notificar al equipo vía Slack.

Todo esto y mucho más lo puedes conseguir automatizando tus tareas con Zapier. Ten en cuenta que estas acciones no son independientes, están accionadas de manera secuencial en la que un gatillo es disparado y activa todas estas tareas. Por ello debes tener claro el flujo que quieres seguir en cada uno de tus procesos.

 

Aplicaciones Adicionales en Zapier

Zapier no solo nos permite aprovechar las más de 3 000 integraciones disponibles sino que además nos brinda aplicaciones propias que nos permiten realizar algunas mejoras en nuestros Zaps directamente desde la plataforma.  Desde dar formato a un texto hasta traducir algún texto a varios idiomas.

Entre las herramientas propias de Zapier más importantes y útiles tenemos:

Formatter by Zapier. La data no siempre llega en el formato que necesitas. Un texto, número, fecha, etc. pueden cambiar de formato según tus necesidades con esta aplicación. Incluso realizar algunas tareas con código HTML y muchas acciones más.

Delay by Zapier. Deja algunas tareas de tu Zap en espera por unos minutos, horas o días; o simplemente solicita que la automatización tome una pausa hasta una fecha y hora específica. Es ideal para realizar seguimiento por correo a los usuarios por ejemplo.

Lead Score by Zapier. Una herramienta simple y fácil de usar para poder calificar a cada uno de los prospectos del negocio y obtener información adicional de ellos.

Paths by Zapier. Aplicación de lógica condicional que nos ayuda en los Zaps a tomar una ruta de automatización u otra dependiendo de un dato puntual dentro de todo el flujo. Cada ruta es independiente a las demás y pueden incluir las automatizaciones que sean necesarias.

Weather by Zapier. Activa un grupo de tareas según las condiciones climáticas de un área local.

Existe más de 20 aplicaciones propias que puedes aprovechar en Zapier e integrarlas con las más de 3 000 aplicaciones. Todo lo que resta es aprender a realizar la configuración.

Configuración de Automatizaciones en Zapier

Aquí te dejamos un webinar realizado por Negzy en donde especificamos la forma en que configuramos cada Zap y algunos tips adicionales:

 

Ahora que ya lo sabes, automatiza tus procesos con esta herramienta y ahorra tu tiempo o el de tu equipo. Puedes aprender a usar Zapier dentro del Curso Automatización y depende del uso que quieras darle puedes optar por la opción pagada o la gratuita.

¿Te animas a hacer automatizaciones con Zapier? 😊