Las respuestas automáticas en WhatsApp es algo que la mayoría de negocios desea implementar, pero pocos logran. ¿Por qué? Es necesario acceso al API de WhatsApp el cual se encuentra muy limitado actualmente. Sin embargo, existe algunas soluciones que nos pueden aportar en este propósito. Una de ellas es la aplicación AutoResponder para WA disponible solo para Android en el Play Store.

AutoResponder para WA se integra fácilmente tanto con la versión original como con WhatsApp Business. Nos permite una versión gratuita y otra pagada que es la que realmente nos puede ayudar. La inversión por la versión premium es, al cierre de este artículo, de S/ 99 o USD 30. Pero debes tomar en cuenta que se trata de un pago único.

Vamos a revisar algunas características de la aplicación para configurar respuestas automáticas en WhatsApp para luego lograr trabajar fluidamente con nuestros clientes y contactos.

Configurar AutoResponder para WA

Lo primero que debes hacer es instalar la aplicación desde el Play Store. Luego te va a pedir los permisos necesarios (ubicación, multimedia, almacenamiento y conexiones) además de activar el servicio.

Ahora lo que debes hacer es ir a los ajustes para poder elegir con qué versiones va a funcionar ya que, por defecto, responde a todas las versiones de WhatsApp. Es decir, si tienes instaladas tanto la versión original o estándar como WhatsApp Business se podrían activar las respuestas automáticas para ambos indistintamente. Esto podría no ser muy útil ni cómodo para algunos.

Respuestas Automáticas en Whatsapp

Respuestas Automáticas en Whatsapp

Respuestas Automáticas en Whatsapp

Tipos de Coincidencia

Ahora vamos a empezar a crear las respuestas automáticas en WhatsApp con AutoResponder. Primero debemos conocer que tenemos disponibles solo 2 tipos de concordancias con la versión gratis y hasta 5 con la premium. De hecho la versión pagada lo hace mucho más fácil para nosotros.

Coincidencia exacta

Como su nombre lo dice, esta opción va a responder a los mensajes que sean muy similares o iguales a la palabra o frase configurada. Aún así existe algunas excepciones, pues no se toma en cuenta tildes, mayúsculas, espacios redundantes, emojis, puntuación y algunos caracteres especiales. Podemos además incluir varias opciones separadas por comas.

Coincidencia de similitud

Responde a variaciones de la frase configurada. AutoResponder para WhatsApp calcula esta similitud según 3 niveles que por defecto está configurado en el nivel recomendado (50%). Para modificar esta opción se debe ingresar a los ajustes y obtener un nivel de coincidencia más o menos estricto.

Respuestas Automáticas en Whatsapp

Patrón de búsqueda

Se incorpora un comodín y conector lógico que permite un tipo de coincidencia distinto. Es así que tenemos al asterisco (*) que nos permite reemplazar una serie de caracteres. Aquí algunos ejemplos de uso:

  • Negzy* quiere decir que el mensaje empieza con ‘Negzy’
  • *Negzy quiere decir que el mensaje termina con ‘Negzy’
  • *Negzy* quiere decir que el mensaje contiene ‘Negzy’

De la misma forma se introduce un conector lógico (//) que significa ‘o’. Es decir, nos permite incluir en la misma regla varias opciones como por ejemplo:

  • Negzy*//*Negzy quiere decir que el mensaje inicia o termina con ‘Negzy’

Patrón de búsqueda experto

Desde esta opción podemos configurar casi cualquier tipo de concordancia con los mensajes que envíen los posibles clientes. Mucho más avanzada que la anterior, pues se trata de expresiones regulares. Por eso aquí te traemos algunos ejemplos:

  • negzy|cero|humo responde a ‘negzy’, ‘cero’ o ‘humo’ indistintamente
  • 10* responde a 1, 10, 100 y más
  • [0-9]{5} responde si el mensaje es una combinación de 5 dígitos
  • \S+@\w+\.([a-z]|\.){1,6} responde a cualquier dirección de correo electrónico
  • Go+ responde a Go, Goo, Gooo y más

Mensaje de bienvenida

Responde automáticamente al primer mensaje recibido de un usuario que no es contacto una vez que la aplicación esté activa. Si bien es cierto AutoResponder para WA no conocerá con quién has hablado antes, jamás responderá a los contactos existentes.

Configurar respuestas

Para crear nuestras primeras respuestas automáticas en WhatsApp vamos a necesitar seleccionar el icono con el (+) y seleccionar el tipo de concordancia adecuado según nuestra estrategia. En este ejemplo seleccionamos que se active la respuesta si el mensaje del usuario empieza o termina con la palabra curso.

Respuestas Automáticas en Whatsapp

Incluir Campos Predefinidos

Es posible incluir algunas variables como nombre, apellido, nombre completo, fecha, día, hora y más dentro del mensaje. Es importante tomar en cuenta que para incluir el nombre del usuario en nuestra respuesta va a ser necesario tener a esa persona dentro de los contactos del teléfono. De otra forma, solo se mostrará el número de teléfono en lugar del nombre.

Respuestas Automáticas en Whatsapp

Emojis y Enlaces

Es recomendable tomar en cuenta los emojis al momento de configurar la respuesta. Si deseas enviar tráfico hacia tu sitio web a través de un enlace lo ideal sería etiquetar este enlace con UTM para realizar seguimiento de las sesiones iniciadas desde WhatsApp. Para no mostrar una URL tan extensa (por las UTM) podemos luego acortar el enlace con tu herramienta favorita y así leer toda esa data a través de Google Analytics.

 

Respuestas Múltiples

Tenemos la posibilidad de configurar varios mensajes para utilizarlos en una cadena de respuestas o mensajes individuales. Dentro de las 3 opciones disponibles podemos elegir:

  • 1 – Elige una de las respuestas y la utiliza siempre la misma para cada usuario.
  • Todos – Envía todos los mensajes configurados uno tras otro con la posibilidad de configurar una espera o demora en segundos.
  • Aleatorio – Selecciona uno de los mensajes configurados de forma aleatoria y muestra una respuesta diferente cuando el mismo usuario la activa.

Respuestas Automáticas en Whatsapp

Otras Características

Además es posible elegir si deseamos que se responda solo a mensajes individuales o incluir mensajes en grupos. Seleccionar contactos o grupos de contactos específicos como por ejemplo utilizar +* para solo responder a quienes no son contactos o utilizarlo para ignorarlos si usamos el campo nombre en la respuesta. Así evitamos que este campo funciones correctamente y solo cuando el usuario se encuentre en nuestra agenda. También se puede programar la respuesta solo en días y horas específicas. La última opción nos brinda control para no repetir la misma regla al mismo usuario en x segundos o en los siguientes x mensajes del mismo usuario.

Respuestas Automáticas en Whatsapp

Ahora solo resta guardar nuestra regla y empezar a crear tantas cuantas sean necesarias para hacer seguimiento a las consultas de los usuarios. Recuerda que las reglas se aplican en orden y que si un mensaje coincide con la primera regla ya no se intenta con las siguientes.

Para desactivar o volver activar una regla solo es necesario presionar el botón verde (activado) o rojo (desactivado). Incluso puedes eliminar una regla deslizándola hacia la izquierda.

Respuestas Automáticas en Whatsapp

Es importante tomar en cuenta que AutoResponder para WA solo va a funcionar mientras la conversación con el usuario no se encuentre activa. Es decir, si nos encontramos con la conversación abierta y en primer plano en el celular la aplicación pausa todas las automatizaciones. Esto debido a que entiende que un ser humano está respondiendo o va a responder y no desea interrumpir ese proceso.

Existen grandes oportunidades para cubrir con esta aplicación. ¿Cómo las estás utilizando y qué reglas son las que aplicas? Déjame un comentario e intercambiemos experiencias de automatización 😊